Μειώστε τον χρόνο αξιολόγησης του επιχειρηματικού αιτήματος από την τράπεζα και αυξήστε τις πιθανότητες έγκρισης του

Πριν χρόνια ένας πολύ καλός μου φίλος μου είπε ότι ήξερε ακριβώς τι δώρο χρειαζόμουν για την γιορτή μου, αλλά δυστυχώς το κόστος του ήταν τόσο μεγάλο που δεν μπορούσε να το αγοράσει. Παραξενεύτηκα και του απάντησα ότι γνώριζε ότι δεν ήθελα ακριβά δώρα… Χρόνο χρειάζεσαι, μου απάντησε, και ξέρεις ο χρόνος δεν αγοράζεται… 

Ο χρόνος είναι χρήμα λοιπόν κι αυτή η λαϊκή ρήση που έχει απόλυτη εφαρμογή στο γενικότερο επιχειρείν είναι επίσης καθοριστικός παράγοντας στην σχέση μιας επιχείρησης με την τράπεζα της. Η επιχείρηση χρειάζεται από την τράπεζα άμεσες απαντήσεις στα ερωτήματα της και ταχύτητα στη διεκπεραίωση των αιτημάτων της. Αντίστοιχα, η τράπεζα επιθυμεί την ταχύτητα στην προσκόμιση των δικαιολογητικών / απαιτούμενων εγγράφων, αλλά επίσης και την ορθότητα και την πληρότητα τους. 

Σίγουρα λοιπόν ο χρόνος δεν μπορεί να αγορασθεί, μπορεί όμως να κερδηθεί! Κι αυτός θα πρέπει να είναι ο κοινός σκοπός και των δυο πλευρών, της επιχείρησης και της τράπεζας. Στη συγκεκριμένη όμως σχέση, επιχείρησης-τράπεζας, η πρώτη είναι πολύ πιο ανελαστική στη χρονική καθυστέρηση που μπορεί να προκύπτει από την πλευρά της τράπεζας, καθώς για την επιχείρηση αυτή η καθυστέρηση μπορεί να μεταφράζεται σε αύξηση του κόστους της ή στην απώλεια επιχειρηματικών ευκαιριών. 

Στη συνέχεια θα παρουσιαστούν ορισμένες τακτικές και προτάσεις που μπορεί να χρησιμοποιήσει η επιχείρηση στην συνεργασία της με την τράπεζα ώστε να μειωθεί ο χρόνος επεξεργασίας των αιτημάτων της, αλλά και να πετύχει την θετική τους αξιολόγηση. 

Πληροφορία, ο παράγοντας μείωσης του χρόνου 

Ποιος είναι όμως εκείνος ο συντελεστής της εξίσωσης στη σχέση επιχείρησης και τράπεζας που μπορεί να επιταχύνει την διαδικασία λήψης αποφάσεων από πλευράς της τράπεζας και να μειώσει τον χρόνο αναμονής για την επιχείρηση; Η πληροφόρηση, η εμπεριστατωμένη και πλήρης πληροφόρηση που θα παρέχει η επιχείρηση προς την τράπεζα.  

Ο πρώτος και κύριος λόγος που η τράπεζα θα καθυστερήσει την επεξεργασία του αιτήματος της επιχείρησης είναι η έλλειψη των απαραίτητων δικαιολογητικών και της απαιτούμενης πληροφόρησης.  

Ο δεύτερος λόγος είναι τα κανάλια που “κυκλοφορεί” η πληροφορία. Συγκεκριμένα, η επιχείρηση θα υποβάλει το αίτημα της και το σύνολο των δικαιολογητικών στο κατάστημα της τράπεζας που συνεργάζεται, το οποίο στην συνέχεια αφού κάνει μια προκαταρκτική επεξεργασία θα το διαβιβάσει στην αρμόδια κεντρική υπηρεσία για την αξιολόγηση του.  

Η επιχείρηση, στην πλειοψηφία των περιπτώσεων, δεν έχει καμία απευθείας επαφή με την κεντρική υπηρεσία της τράπεζας που επεξεργάζεται το αίτημα της. Αυτό συνεπάγεται ότι η επιχείρηση θα πρέπει να παρέχει στο τραπεζικό κατάστημα τον πλήρη φάκελο του αιτήματος της, με ολοκληρωμένη πληροφόρηση και αναλυτικά στοιχεία. 

Επίσης, καθώς η κεντρική υπηρεσία της τράπεζας θα απευθύνει οποιαδήποτε ερώτηση προς το τραπεζικό κατάστημα και όχι προς την επιχείρηση, θα πρέπει η επιχείρηση να εφοδιάσει το κατάστημα με όλη την απαραίτητη πληροφόρηση και να του παρέχει την πλήρη εικόνα της επιχειρηματικής της δραστηριότητας. 

Καθώς λοιπόν το κατάστημα της τράπεζας λειτουργεί ως “διαμεσολαβητής”, αλλά και επεξεργαστής της πληροφορίας μεταξύ της επιχείρησης και της κεντρικής υπηρεσίας, η επιχείρηση θα πρέπει να λάβει υπόψη της ότι οι καθυστερήσεις ορισμένες φορές οφείλονται και στην “αναμετάδοση” της πληροφορίας. Αυτό μπορεί να συμβαίνει λόγω φόρτου εργασίας στο κατάστημα, ή έλλειψης προσωπικού, ιδιαίτερα σύνηθες φαινόμενα τα τελευταία χρόνια καθώς όλες οι τράπεζες μειώνουν τόσο το δίκτυο τους, όσο και τον αριθμό των εργαζόμενων τους. 

Πως επεξεργάζεται την πληροφορία η τράπεζα 

Ο κάθε εργαζόμενος σήμερα στο τραπεζικό σύστημα έχει μια συγκεκριμένη στοχοθεσία. Ο υπάλληλος (αναλυτής ή αρμόδιος relationship officer) της κεντρικής υπηρεσίας τράπεζας που θα αναλάβει να επεξεργαστεί το αίτημα της επιχείρησης και να συντάξει την σχετική εισήγηση προς την αρμόδια εγκριτική επιτροπή, έχει ως στόχο ένα συγκεκριμένο μηνιαίο αριθμό αιτημάτων που θα πρέπει να επεξεργάζεται και να υποβάλει προς εξέταση. 

Το πρώτο βήμα επεξεργασίας μιας αίτησης είναι ο έλεγχος πληρότητας του φακέλου της επιχείρησης. Σε περίπτωση που δεν έχουν κατατεθεί το σύνολο των δικαιολογητικών ή η πληροφόρηση είναι ελλιπής, για παράδειγμα μη συμπληρωμένη ορθά αίτηση, ή το επιχειρηματικό σχέδιο (business plan) έχει ελλείψεις, ασάφιες ή μη τεκμηριωμένη πληροφόρηση, ο υπάλληλος της τράπεζας δεν θα ασχοληθεί περαιτέρω με το συγκεκριμένο αίτημα. Θα προχωρήσει στην εξέταση του επόμενου αιτήματος. Συνήθως στο τέλος της ημέρας ή την επόμενη, θα συντάξει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email) όπου θα το απευθύνει στο κατάστημα της τράπεζας στο οποίο ανήκει ο πελάτης σχετικά με τις ελλείψεις του αιτήματος, τα επιπλέον στοιχεία που θα πρέπει να παρασχεθούν και τις τυχόν διευκρινιστικές ερωτήσεις που μπορεί να έχει. 

Το κατάστημα, με τη σειρά του, θα επικοινωνήσει με τον πελάτη και θα τον ενημερώσει για την επιπλέον πληροφόρηση/δικαιολογητικά που χρειάζονται για την εξέταση του αιτήματος. 

Εδώ θα πρέπει να σημειωθεί ότι η πρώτη εντύπωση που σχηματίζει ο αναλυτής/αρμόδιος relationship officer της κεντρικής υπηρεσίας τράπεζας για την επιχείρηση που υποβάλει αίτημα με ελλιπή δικαιολογητικά ή/και πλημμελή πληροφόρηση, είναι αρνητική.  

Η επιμέλεια και ο επαγγελματισμός που μια δείχνει μια επιχείρηση στη συγκέντρωση των εγγράφων που ζητά η τράπεζα, είναι ιδιαίτερα σημαντικά ποιοτικά χαρακτηριστικά και αντικατοπτρίζουν σε μεγάλο βαθμό την εσωτερική της οργάνωση, αλλά και την συνέπεια που θα δείξει στην εξυπηρέτηση των μελλοντικών της υποχρεώσεων προς την τράπεζα. 

Η επιχείρηση που δεν δείχνει ζήλο ώστε να παρουσιάσει προς την τράπεζα, τον συνεργάτη της δηλαδή, το καλύτερο της πρόσωπο και την ολοκληρωμένη εικόνα της, θεωρείται ότι δύναται να μην αντιμετωπίσει τις μελλοντικές υποχρεώσεις της προς την τράπεζα με την δέουσα συνέπεια! 

Ο συγκεκριμένος υπάλληλος λοιπόν της κεντρικής υπηρεσίας θα επανέλθει στην εξέταση του αιτήματος όταν παραλάβει τα πλήρη δικαιολογητικά της επιχείρησης. 

Συνεπώς, ελλιπή δικαιολογητικά ή/και πλημμελή πληροφόρηση προς την τράπεζα κοστίζουν για την επιχείρηση όχι μόνο σε χρόνο, καθώς καθυστερούν την αξιολόγηση του αιτήματος της, αλλά κι επειδή δημιουργούν μια αρνητική εικόνα σχετικά με το επίπεδο οργάνωσης της και τον επαγγελματισμό των μετόχων/στελεχών της. 

Ιδιαίτερα για τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις τα ποιοτικά χαρακτηριστικά, τόσο της ίδιας της επιχείρησης, αλλά κυρίως των μετόχων της, παίζουν ιδιαίτερα σημαντικό ρόλο στην αξιολόγηση του αιτήματος της προς την τράπεζα. 

Πως θα επιταχύνει η επιχείρηση την επεξεργασία του αιτήματος από την τράπεζα και θα πετύχει θετική αξιολόγηση 

Για να επιταχύνει λοιπόν η επιχείρηση την διαδικασία αξιολόγησης του αιτήματος της από την τράπεζα, να αποφύγει καθυστερήσεις προσκομίζοντας επιπλέον στοιχεία και πληροφορίες, να μην δημιουργήσει οποιαδήποτε εικόνα πλημμελούς οργάνωσης, αλλά και να πετύχει την θετική αξιολόγηση του αιτήματος της, θα πρέπει να να δώσει βαρύτητα και την δέουσα επιμέλεια στις παρακάτω τέσσερις ενέργειες: 

Η πρώτη είναι η ορθή συμπλήρωση της τυποποιημένης αίτησης. Κάθε τράπεζα έχει συμπεριλάβει στο έντυπο της αίτησης τις βασικές πληροφορίες που χρειάζεται να γνωρίζει για τους πελάτες της. Η επιχείρηση λοιπόν θα πρέπει να συμπληρώσει την αίτηση προσεκτικά, παρέχοντας όλη την πληροφόρηση που ζητείται, χωρίς να παραλείψει κανένα πεδίο ή ερώτηση. 

Η δεύτερη είναι η αναλυτική παρουσίαση του συναλλακτικού κυκλώματος της επιχείρησης. Δηλαδή ποιοι είναι οι βασικοί πελάτες και προμηθευτές της και πώς εισπράτει τις απαιτήσεις της (πχ άμεσα με μετρητά ή χορηγεί πίστωση, κλπ) από τους πρώτους και με ποιους όρους εξοφλεί τις υποχρεώσεις της (πχ σε τι χρόνο πραγματοποιεί τις πληρωμές της αφού της παραδοθούν τα εμπορεύματα/υπηρεσίες) προς τους δεύτερους. 

Η συνηθέστερη μορφή χρηματοδότησης που αιτούνται οι επιχειρήσεις είναι η χορήγηση κεφαλαίου κίνησης. Είναι ιδιαίτερα συχνό το φαινόμενο να μην παρουσιάζεται σωστά το συναλλακτικό κύκλωμα της επιχείρησης προς την τράπεζα, οπότε η συγκεκριμένη ανάγκη χρηματοδότησης να μην αιτιολογείται επαρκώς. Για παράδειγμα, αν η επιχείρηση πραγματοποιεί το 80% των πωλήσεων της μετρητοίς, ενώ εξοφλεί τους προμηθευτές σε διάστημα ενός ή δύο μηνών από την παραλαβή των εμπορευμάτων ή την παροχή της υπηρεσίας, δεν προκύπτει άμεση ανάγκη χρηματοδότησης από το παραπάνω συναλλακτικό κύκλωμα. 

Η τρίτη, αλλά είναι ιδιαίτερα σημαντική, είναι η ορθή περιγραφή της χρηματοδοτικής ανάγκης. Για ποιο λόγο δηλαδή η επιχείρηση αιτείται την χρηματοδότηση, ή για πιο λόγο για παράδειγμα αιτείται παράταση του χρόνου αποπληρωμής της υφιστάμενης χρηματοδότησης. Η σύνταξη ενός σχεδίου μελλοντικών χρηματοροών (cash flow) είναι η ορθή επιχειρηματικά απεικόνιση της ανάγκης χορήγησης κεφαλαίου κίνησης και στο οποίο η τράπεζα θα βασίσει την αξιολόγηση της. 

Η επιχείρηση θα πρέπει να παρουσιάσει στην τράπεζα πώς θα οφεληθεί από την συγκεκριμένη χρηματοδότηση, είτε αφορά κεφάλαιο κίνησης (πχ εξοφλώντας τους προμηθευτές της άμεσα πετυχαίνοντας καλύτερη τιμολόγηση, άρα μείωση του κόστους της), είτε δάνειο αγοράς παγίων που θα αυξήσουν την παραγωγή της και συνεπώς τις πωλήσεις και τα κέρδη της.  

Η τέταρτη είναι η παρουσίαση των πηγών αποπληρωμής της αιτούμενης χρηματοδότησης, που σαφώς έχει ιδιαίτερη βαρύτητα για την τράπεζα κατά την διαδικασία αξιολόγησης του αιτήματος. Η επιχείρηση παρουσιάζει στην τράπεζα τα ιστορικά οικονομικά της στοιχεία, των προηγούμενων ετών δηλαδή. Η χρηματοδότηση όμως θα αποπληρωθεί από τις μελλοντικές χρηματοροές (cash flow) και τα κέρδη της επιχείρησης. Οπότε η επιχείρηση πρέπει να αποδείξει μέσω ενός συνοπτικού, αλλά περιεκτικού business plan (επιχειρησιακού σχεδίου) ότι τα μελλοντικά της εισοδήματα επαρκούν για την κάλυψη των υποχρεώσεων της χρηματοδότησης προς την τράπεζα, αλλά και φυσικά όλων των άλλων λειτουργικών της εξόδων. 

Γιατί να επιλέξει η επιχείρηση την Strategy Ring για να τη βοηθήσει στην επικοινωνία της με την τράπεζα 

Η Strategy Ring διαθέτει στελέχη με πολυετή, αλλά και με πολυδιάστατη εμπειρία στον τραπεζική αγορά, τόσο στο δίκτυο καταστημάτων, όσο και σε κεντροποιημένες υπηρεσίες, οι οποίες επεξεργάζονται και αξιολογούν τις επιχειρηματικές χορηγήσεις.  

Γνωρίζουν συνεπώς άριστα όλες τις διαδικασίες και τα πιστοληπτικά κριτήρια, τις προϋποθέσεις που πρέπει να πληροί ένα αίτημα ώστε να εγκριθεί, αλλά και την γενικότερη φιλοσοφία της ανάλυσης του επιχειρηματικού κινδύνου που χρησιμοποιεί το τραπεζικό σύστημα.  

Προετοιμάζουν λοιπόν κάθε αίτημα της επιχείρησης προς την τράπεζα της με τα ίδια κριτήρια και με τον ίδιο ακριβώς τρόπο σαν να είναι οι ίδιοι τα τραπεζικά στελέχη που θα το αξιολογήσουν και θα αποφασίσουν.  

Με αυτό το τρόπο το αίτημα της επιχείρησης παραλαμβάνεται από την τράπεζα πλήρες, με άψογη και επαγγελματική οργάνωση και παρουσίαση, αυξάνοντας έτσι εκθετικά τις πιθανότητες να εγκριθεί ως έχει αιτηθεί. 

Κωνσταντίνος Τσιώλης

Senior Partner

Strategy Ring